Was ist das Dokumentenmanagementsystem und welche Rolle erfüllt es?

12. März 2020

Die ansteigende Informatisierung und Digitalisierung von Firmen und anderen Organisationen innerhalb der letzten 10 Jahre zeigte, dass der klassische, traditionelle Verkehr von Dokumenten nicht mehr seine Funktion erfüllt. Um das Funktionieren der Firmen und das Dokumentenmanagement zu erleichtern, wurden Dokumentenmanagementsysteme und Dokumentenverkehrssysteme geschaffen, deren effektive Ausnutzung eine Verbesserung der Qualität und der Effizienz des Dokumentenmanagements in der Firma ermöglicht. Was bedeutet diese Lösung und welche Nutzen verbinden sich mit ihrer Einarbeitung in der Firma?

Was ist das Dokumentenmanagementsystem?

Das Dokumentenmanagementsystem (eng. Document Management System) ist eine Klasse der zielgerichteten informatischen Werkzeugen, die die Aufbewahrung sowie die Verarbeitung von verschiedenen Formen von Dokumenten optimieren und erleichtern, die von den Firmen und Organisationen generiert und empfangen werden. Es umfasst sowohl die Dokumentation, die von den Firmen selbst erstellt wird, als auch die Dokumente, die ihr von anderen Organisationen, Kunden und zusammenarbeitenden Subjekten zugestellt werden. Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine effektive Unterstützung der Sammlung und der Organisierung sowie der Ausnutzung der im Unternehmen verfügbaren Bestände.

Die Dokumentenmanagementsysteme erfüllen verschiedene Funktionen. Sie ermöglichen u. a. eine Registrierung, eine Ordnung und eine Klassifizierung von Dokumenten. Zu ihren Aufgaben gehört auch das Verkehrsmanagement (Workflow) der Dokumentation und des Zugangs zu ihr, die Archivierung der Dokumente und die Benachrichtigung von Benutzergruppen über die in sie eingeführten Veränderungen.

Jedes Dokument besitzt ein Sonderzeichen (ID, Code), das allgemeine Informationen zu ihm enthält. Manche Dokumentenmanagementsysteme können mit den Workflow-Systemen integriert werden, die zur Automatisierung von Geschäftsprozessen dienen, was den Verkehr von Dokumenten in der Firma verbessert und ihren Austausch und ihre Weiterleitung unter den befugten Benutzern erleichtert.

Das Dokumentenmanagementsystem und seine Rolle in der Funktionierung der Firmen

Die Dokumentenmanagementsysteme sind imstande wesentlich die Arbeit jeder Firma zu erleichtern, die eine ausgebaute Dokumentation besitzt. Die Möglichkeit der Platzierung von allen Dokumenten, die von dem Unternehmen ausgenutzt werden, in elektronischer Form, die im System verfügbar ist, erleichtert wesentlich die Suche nach nötigen Dateien und Daten und beschleunigt die Erzielung des Zugangs zu ihnen. Die Firmen, die solcher Art Lösungen in Anspruch nehmen, sparen Zeit, die sie bisher für manuelle Suche in ihren Beständen gewidmet haben.

Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht einen einfachen Austausch von Dokumenten unter Mitarbeitern, was wesentlich die Ausführung der Aufgaben beschleunigt und schnellere Entscheidungen ermöglicht. Das System registriert laufend alle Dokumente, die der Firma zugestellt werden und verzeichnet sämtliche Veränderungen, die in der schon existierenden Dokumentation eingeführt wurden. Der Zugang zu den einzelnen Dateien kann durch die Verleihung von entsprechenden Befugnissen der einzelnen Personen kontrolliert werden und versichert, dass jeder im Rahmen der definierten und zustehenden Rechte auf Ablesung und Bearbeitung der Dokumente, einen Zugang auf gleichen und offiziell geltenden Regeln hat (unabhängig z. B. davon, ob die jeweilige Person in der Zentrale oder in der Regionalabteilung arbeitet oder wie lange sie arbeitet).

Professionelle Dokumentenmanagementsysteme besitzen viele andere, im alltäglichen Funktionieren  der Firmen nützliche Funktionen. Dazu gehören u. a. die Möglichkeit der Erstellung von Urlaubanträgen, Umfragen, Berichten und innerer Dokumentation. Solche Funktionalität ermöglicht eine wesentliche Beschränkung der Anzahl der Papierdokumentation, die von dem Unternehmen generiert wird und den Prozess des Firmendokumentenmanagements zu verbessern. Das Dokumentenmanagementsystem https://webcon.com/de/platform/dokumentenmanagement/ bietet auch die Möglichkeit der Integration mit dem Kalender an, was eine Planung der Aufgaben in den bestimmten Zeiträumen ermöglicht. Manche Systeme bedienen überdies die elektronische Post, was die Übersendung von Dokumenten und die Registrierung der Firmenkorrespondenz erleichtert.

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